Cómo Grupo EMFACO centralizó el control de 35 estaciones de servicio

Grupo EMFACO es un grupo argentino que opera 35 estaciones de servicio: 18 Axion Energy y 17 Shell, distribuidas en Zona Oeste y el Gran Buenos Aires, Entre Ríos y Mar del Plata.

Cuando José Di Lucci, Gerente de Operaciones del grupo, llegó a la compañía después de más de 30 años en Cencosud, encontró una empresa familiar con una operación extensa y en crecimiento, pero con un nivel limitado de profesionalización en materia de información de gestión.

La compañía necesitaba analizar indicadores, comparar estaciones, detectar variaciones y desarrollar planes de acción sobre datos confiables. Sin embargo, la información estaba distribuida entre distintos sistemas y unidades operativas.

El principal desafío era transformar una enorme cantidad de datos operativos en información útil para gestionar. Cada estación generaba información sobre ventas, facturación, inventarios, mermas, distribución, combustibles, operación de playa y de shop, productos y categorías, entre otros.

Para analizar estos datos era necesario extraer información desde los sistemas, exportarla y consolidarla manualmente en planillas de Excel. El proceso debía repetirse por estación, familia de productos, día, mes y año. En una red de 35 unidades, el volumen convertía la tarea en una operación difícil de sostener.

El problema de fondo no era la falta de datos: cada estación producía información en abundancia. El problema era que 35 unidades operativas generaban esa información en contextos distintos, con sistemas distintos y rutinas de reportería distintas. Sin criterios comunes, cada número describía una realidad que no podía ponerse al lado de otra.

EMERGER trabajó sobre ese punto: homogeneizar definiciones, períodos y estructuras para controlar múltiples unidades bajo una misma lógica, en lugar de sumar reportes individuales.

Grupo EMFACO ya había intentado implementar una solución de reportería, pero el proyecto no había logrado conectarse correctamente con sus sistemas ni levantar información real de manera consistente.

La nueva implementación requería integrarse con sistemas sin puntos de acceso adecuados, coordinar con los proveedores tecnológicos, procesar grandes volúmenes, homogeneizar criterios entre estaciones y consolidar la información en una única estructura. Es el mismo enfoque con el que trabajamos cómo EMERGER conecta y modela distintas fuentes.

EMERGER trabajó junto al equipo de Grupo EMFACO y a los proveedores tecnológicos para desarrollar las conexiones necesarias. La solución incluyó la integración con CaldenOil, utilizado en la gestión de las estaciones, y con Fusion, vinculado a la operación de combustibles. La información consolidada comenzó a visualizarse mediante Power BI.

Esto permitió automatizar la extracción desde CaldenOil y Fusion, reducir la dependencia de cargas manuales y consolidar datos de las 35 estaciones bajo criterios homogéneos.

Decisiones más rápidas y con mayor respaldo. Antes, evaluar el resultado de una acción operativa o comercial exigía buscar información, consolidar números y comparar manualmente. Cuando el análisis estaba terminado, la oportunidad de corregir podía haberse reducido.

La información consolidada se actualiza diariamente. Una vez actualizada, el equipo puede consultarla directamente sin esperar a que cada estación prepare y envíe un reporte.

Antes, una parte del proceso de gestión empezaba solicitando datos o reportes a cada unidad. En algunos casos, varias veces al mes o incluso diariamente. Con una fuente consolidada, esa conversación puede empezar un paso después: por qué ocurrió el desvío y qué acción corresponde tomar.

La gestión deja de empezar pidiendo el dato y empieza interpretándolo.

Cuando la información dependía de Excel, cargas manuales y múltiples responsables, existían distintos puntos de falla. Un error podía provenir del sistema, de una estación, de una planilla o del criterio utilizado. Con criterios comunes, menos transformaciones manuales y una fuente centralizada, cada indicador pasó a tener un origen identificable.

Una cifra confiable no depende solamente de que el sistema la muestre. Depende de que todas las unidades entiendan el indicador bajo la misma definición y de que pueda rastrearse de dónde proviene.

Antes, Grupo EMFACO trabajaba principalmente con reportes semanales para dirección y cierres mensuales con comparativas frente al período anterior y al año previo. Después de la implementación, gran parte de la información se actualiza diariamente.

La dirección ya no depende exclusivamente del cierre semanal o mensual para conocer la evolución de la operación. Sobre los criterios que se definen al inicio, explicamos en detalle cómo comparar sucursales sin consolidar reportes manualmente.

Centralizar información es una parte del cambio. En una red de 35 unidades también se necesitan criterios comunes, responsables, hábitos de consulta y una disciplina de seguimiento.

La tecnología redujo la fricción para acceder al dato. El siguiente desafío fue incorporarlo a la rutina de gestión, un proceso que la compañía continúa recorriendo.

EMFACO ya había atravesado un intento de reportería que no logró conectarse de manera consistente con la operación real. Por eso la diferencia no estaba solamente en diseñar visualizaciones, sino en conseguir que las conexiones, datos y criterios funcionaran sobre los sistemas existentes.

En ese contexto pesaron el involucramiento del equipo y la disposición a resolver un problema técnico y operativo complejo junto a la compañía y a sus proveedores tecnológicos.

Grupo EMFACO no necesitaba más datos. Necesitaba poder gestionar 35 operaciones como una red.

Al integrar CaldenOil y Fusion bajo criterios homogéneos, la compañía pasó de consolidar información de manera fragmentada a comparar estaciones sobre una base común y actualizada diariamente.

La consecuencia no es solamente menos trabajo manual: es reducir el tiempo entre detectar un desvío, entender dónde ocurre y decidir qué hacer.